Национальная библиотека Республики Карелия

Об опыте работы отдела формирования библиотечно-информационных ресурсов в условиях дистанционной/удаленной работы

Отдел формирования библиотечно-информационных ресурсов является производственным, или технологическим, структурным подразделением библиотеки. Сотрудники отдела отвечают за формирование библиотечного фонда документами различных форм представления информации, а также за учет и каталогизацию документов библиотечного фонда. Организация работы в дистанционном режиме потребовала ряда организационных мероприятий, а именно:

• установка автоматизированных рабочих мест АБИС «Фолиант» «Комплектование», «Каталогизация», «Движение фонда» на домашних компьютерах сотрудников;
• составление личного плана работы для каждого сотрудника с использованием утвержденных норм на технологические процессы;
• установление каналов связи каждого сотрудника с заведующим и руководителями отдельных направлений работы (телефон, электронная почта, социальные сети, программы обмена сообщениями);
• определение графика и формы отчета о проделанной работе.

С середины 90-х годов 20 века учет фонда и создание библиографических записей для электронного каталога ведутся в автоматизированной информационно-библиотечной системе, в библиотечном фонде из года в год нарастает объем документов, представленных в электронном виде. Доступ к сетевым электронным документам  - цифровым копиям эксклюзивного краеведческого фонда, произведениям авторов, предоставленных учреждению для размещения в электронной библиотеке, электронным документам в подписных лицензионных базах данных - предоставляется не только на страницах сайта библиотеки и сайтах агрегаторов подписных электронных ресурсов, но и через электронный каталог библиотеки.

Все перечисленные обстоятельства позволили организовать работу сотрудников отдела в удаленном режиме.

За период с 27 марта по 15 мая 2020 года создано более 900 новых библиографических записей на электронные полнотекстовые документы, в т. ч. на выпуски «Олонецких губернских ведомостей», номера районных газет Республики Карелия военных лет, с организованным доступом к полным текстам оцифрованных документов через Электронный каталог; записи также отправлены в Сводный каталог электронных ресурсов Центра ЛИБНЕТ (СКЭР).

Была продолжена работа в проекте АРБИКОН «Межрегиональная аналитическая роспись статей» (МАРС), создано более 100 новых библиографических записей с аннотациями  на статьи из журналов, выписываемых библиотекой, с отправкой записей в Сводную аннотированную библиографическую базу статей из периодических изданий. Из Сводной базы проекта МАРС загружено  в электронный каталог более 4000 библиографических записей на журнальные статьи, в том числе более 2000 записей на статьи из журналов, выписываемых Национальной библиотекой РК, а также около 2000 записей на статьи из журналов, не выписываемых нашей библиотекой, но доступных для заказа через электронный каталог по Межбиблиотечному абонементу и системе электронной доставки статей. К сожалению, в период карантинных мероприятий электронная доставка статей работала не в полном объеме, но к первому дню открытия  библиотек после карантина информация о 4000 статей уже была доступна в электронном каталоге библиотеки.

Редактирование библиографических записей электронного каталога с целью улучшения его поисковых возможностей было вторым основным направлением работы специалистов-каталогизаторов на удаленке. Эта работа важна, так как в результате присоединения к Национальной библиотеке двух других республиканских библиотек в каталог было влито существенное количество дублетных библиографических записей, а также некоторое количество записей невысокого качества. Всего за период удаленной работы подверглись редакции почти 8000 библиографических записей электронного каталога.

Может представлять интерес статистика обращений к электронному каталогу по данным АРМ «Читатели» АБИС «Фолиант»:

• март 2020:  всего обращений - 14868, в том числе успешных  - 11865, что составляет 79,8 % от общего числа обращений (из внешнего мира - 63 %);
• апрель 2020:  всего обращений - 8827, в том числе успешных  - 7170, что составляет 81,2 % от общего числа обращений (из внешнего мира - 100 %).

Период дистанционной работы оказался плодотворным для информационно-аналитической и методической деятельности сотрудников отдела. Для пользователей Виртуального методического кабинета подготовлены исследовательские, информационно-аналитические и консультационные материалы:

• Формирование документных фондов общедоступных библиотек Республики Карелия в 2019 году: информационно-аналитический материал;
• Формирование и состояние фондов общедоступных библиотек Республики Карелия для детей и подростков по итогам 2019 года: информационно-аналитический материал;
• Создание электронных каталогов в библиотеках Республики Карелия в 2019 году: информационно-аналитический материал;
• Об организации работы библиотеки с документами библиотечного фонда, включенными в Федеральный список экстремистских материалов: методическая консультация;
• Фонд специального хранения в истории Национальной библиотеки Республики Карелия: статья;
• Расчет рекомендуемого нормативного объема библиотечного фонда и нормативной книгообеспеченности для библиотек муниципальных образований: методические рекомендации.

Совершенно очевидно, что были сложности с получением, учетом и каталогизацией изданий для традиционного фонда библиотеки. Удалось организовать, с соблюдением определенных условий, доставку по домашнему адресу печатных периодических изданий по подписке, что позволило учесть их в автоматизированной базе АРМ «Комплектование», сделать роспись статей для проекта МАРС.

Поскольку на дистанционную работу переключились и издательства, а  централизованная бухгалтерия республиканских учреждений культуры трудилась не только удаленно, но и по графику на своих рабочих местах, удалось не нарушить план-график закупок книг на средства целевой субсидии из бюджета республики. Специалистами-комплектаторами были сформированы заказы и подготовлены договоры с издательствами «ГЭОТАР-Медиа», «Композитор СПб», «Речь»; запрошены прайс-листы издательств и книготорговых фирм и начато формирование заказа к проведению аукциона в электронной форме. Переговоров, согласований, организационных моментов для подписания документов и получения книг было ожидаемо больше, чем при привычном докарантинном режиме работы.